Feedback

Sem que a gente perceba, damos e recebemos Feedback a todo o tempo, quando fazemos uma crítica ou damos uma sugestão para um parente, um amigo, ou mesmo para uma pessoa desconhecida, como por exemplo, o vendedor de uma loja quando fazemos algum tipo de compra. Chamamos esse Feedback de informal, onde expressamos a nossa opinião, seja negativa ou positiva, mas sem a certeza que ações serão tomadas para mudanças ou melhorias.

Nas empresas esse processo é diferente, o Feedback é tratado como uma ferramenta de melhoria, de mudanças positivas, seja o Feedback Positivo, Negativo ou Espontâneo, todos devem ser fornecido de maneira formal para que surta o efeito esperado.

Exemplo de Feedback Positivo:

Reunir toda a equipe que entregou um projeto antes do prazo previsto e dentro dos padrões de qualidade exigidos e enaltecer o trabalho que foi feito, parabenizando todos, mostrando os pontos positivos que fez com que eles alcançassem o resultado pretendido para a empresa.

Mesmo o Feedback tendo sido fornecido em grupo, o resultado é individual, cada um fez a sua parte para alcançar o objetivo, e isso faz com que cada um se sinta reconhecido profissionalmente, procurando melhorar cada vez mais.

Mesmo sendo mais fácil, alguns cuidados tem que ser tomados ao fornecer um Feedback Positivo. Segue abaixo algumas dicas:

• Sempre informe que você vai dar um Feedback, dessa forma a pessoa estará preparada emocionalmente para recebê-lo.
• Seja específico no assunto que você fará o elogio, não generalize todas as ações de quem está recebendo o Feedback.
• Utilize dados claros e objetivos como datas, locais e situações para que, quem está recebendo o Feedback, saiba exatamente o motivo.
• O Feedback para dar os parabéns por um trabalho bem feito também pode ser dado por e-mail, fica menos afetivo, mas causa o mesmo efeito.
• Se levarmos em consideração que Feedback é um Presente, recebê-lo em público é muito melhor. O único cuidado que se deve ter é para não deixar outros membros da equipe desmotivados.

Exemplo de feedback negativo:

Usando o mesmo exemplo do Feedback Positivo, mas só que a equipe não entregou o projeto no prazo e não manteve a qualidade que a empresa esperava. Nesse caso, tem que se tomar um cuidado maior, porque elogiar é muito mais fácil do que criticar. O principal não é apontar os culpados, mas sim fazer com que o grupo se expresse, entendendo que o resultado não foi positivo por atitudes erradas que foram tomadas, distribuição de tarefas equivocadas, entre outros pontos. A partir desse entendimento, juntos, encontrarem soluções para que no próximo projeto o resultado seja alcançado. Também é importante definir ações de melhorias, pontos que devem ser trabalhados individualmente e fazer um acompanhamento, com Feedbacks constantes.

Quando você for dar um Feedback negativo, visando ser construtivo, evite determinados termos, frases ou palavras. Abaixo damos algumas dicas:

• Sempre informe que você vai dar um Feedback, dessa forma a pessoa estará preparada emocionalmente e também mais receptiva para receber críticas.
• Ninguém gosta de ser criticado na frente dos outros, então, forneça o Feedback negativo em um local que esteja vazio, onde a pessoa se sinta confortável, como uma sala de reunião, por exemplo.
• Não chame para conversar no momento que um fato negativo e grave ocorrer, pois você estará irritado. Primeiro se acalme, relaxe e só depois converse, assim o seu estado emocional não afetará no Feedback que você vai passar. O ideal é esperar pelo menos 2 horas e não deixar ultrapassar 2 dias para que o ocorrido não caia no esquecimento.
• Não use frases como “você sempre faz assim”, “de novo você fez isso” ou “você nunca…”, pois não vão agregar nada a quem está recebendo o Feedback.
• Seja direto no que for falar evitando a palavra “mas”. Se você quer dar um Feedback negativo porque o Colaborador chega sempre atrasado, por exemplo, não é aconselhável elogiar para depois criticar. Ex.: “Você foi muito bom no projeto, mas chegou atrasado várias vezes.” O ideal seria: “Você chegou atrasado xx vezes (seja sempre específico) durante a fase de implantação do projeto, o que está acontecendo?”
• Não grite ou use palavras fortes, que machucam emocionalmente quem está recebendo o Feedback, como por exemplo “horrível”, “ridículo”, etc., pois dessa forma o Feedback fica destrutível e não construtivo.
• Controle o tom da sua voz durante a conversa, pois quem está recebendo o Feedback pode ter uma interpretação diferente do que você realmente quer passar.
• Nunca leve o assunto para o lado pessoal usando frases do tipo “Como você pode fazer isso comigo?” ou “Eu nunca esperaria isso de você.”
• Frases não específicas e claras também não devem ser usadas no momento do Feedback. Exemplo: “Esse seu jeito de fazer as coisas…”.
• Quando for dar o Feedback, forneça dados como data, local e horário que o fato ocorreu, isso ajudará no entendimento de quem está recebendo o Feedback.
• Quando a situação for recorrente, antes de chamar para dar o Feedback, anote antecipadamente todas as vezes que o fato ou os fatos ocorreram.

Exemplo de Feedback Espontâneo:

Em uma reunião de equipe, alguém sugeriu uma solução que não condiz com as normas da empresa ou fez um comentário sobre um assunto sem saber que outra pessoa da equipe está passando pela mesma situação. Nesses casos, sem expor ou constranger a pessoa, o Feedback tem que ser imediato para contornar a situação, e logo após uma conversa pessoalmente para esclarecimentos sobre o ocorrido.

Dicas para dar Feedback Espontâneo:

• Esse tipo de Feedback deve ser dado em erros ocasionais, quando ocorre uma situação inesperada, como os exemplos mencionados acima, sem que a pessoa tenha noção de ter feito algo errado. Nesses casos, o Feedback tem que ser direto, relatando o que foi dito, informando que sabe que não foi por maldade, mas que esse assunto não devia ter sido mencionado por isso, isso e isso…
• Caso o Feedback não possa ser dado pessoalmente, vale também por e-mail ou telefone, tomando os mesmos cuidados como se fosse dado pessoalmente.

A Avaliação de Desempenho, implantada na maioria das empresas, é uma forma muito eficaz de medir o desempenho, performance e produtividade dos Colaboradores através de Feedbacks periódicos. Definição de pontos de melhorias com acompanhamento, onde gestor e colaborador tem metas definidas de onde querem chegar e a forma de alcançar, estipulando prazos para cada ação. Dessa forma, no momento de formalizar o processo da Avaliação de Desempenho, ambos estão preparados para dar e receber Feedback, positivo e negativo, pois houve um acompanhamento e ninguém é pego de surpresa por receber uma avaliação abaixo da média esperada pela empresa, seja pelo seu desempenho ou pelo seu comportamento.

Os gestores não devem, de forma alguma, esperar o dia determinado pela empresa para fornecer Feedback aos seus Colaboradores, esse processo tem que ser constante. A eficácia do Feedback é muito maior quando ocorre de forma pontual, logo após uma ocorrência negativa ou positiva, que valha a pena o reconhecimento ou uma crítica. A eficácia do Feedback é quando ele é preventivo, ou seja, aplicado no momento certo, elimina problemas que se tornariam mais críticos.

É importante lembrar que Feedback não é uma via de mão única, é de mão dupla, onde quem fornece e quem recebe o Feedback, seja positivo ou negativo, tem que entender que o objetivo principal é o seu crescimento profissional, visando também o crescimento da empresa, que espera que seus colaboradores estejam preparados para assumir mais responsabilidades, alcançar as metas estabelecidas e cumprir prazos, superando as expectativas.

Feedback não pode ser considerado como uma punição, muito pelo contrário, deve ser considerado como um presente. As críticas não são pessoais, mas sim dados e informações profissionais que foram colhidos durante um período e repassados no momento do Feedback, indicando o que o colaborador precisa fazer para melhorar seu desempenho e sua performance no trabalho.

Feedback é um Presente, e devemos agradecer sempre que recebemos.